Příkaz tajemníka č. 20/10 k organizačnímu postupu při přípravě a zadávání veřejných zakázek malého rozsahu v návaznosti na ustanovení § 18 odst. 3 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění p.p.

Veřejná zakázka malého rozsahu Veřejná zakázka malého rozsahu (dále ZMR) je definována v § 12 odst. 3 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění p.p. (dále jen „zákon“) jako veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota nedosáhne v případě veřejné zakázky na dodávky nebo veřejné zakázky na služby 2 000 000,- Kč bez daně z přidané hodnoty nebo v případě veřejné zakázky na stavební práce 6 000 000,- Kč bez daně z přidané hodnoty.
 
Definice neobsahuje omezení dolní finanční hranicí.

S odkazem na ustanovení § 18 odst. 3 zákona stanovím pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu následující závazný postup:

I. Obecná pravidla

1. Při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu (dále jen „ZMR“) je třeba dodržovat zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace.
2. Zadávání ZMR a výběr nejvhodnější nabídky je v působnosti příslušných vedoucích odborů ÚMČ (dále jen „zadavatel“).
3. Zadavatel odpovídá za správné stanovení výše předpokládané hodnoty zakázky, za věcnou a odbornou správnost vymezení předmětu zakázky, za účelné, efektivní a hospodárné vynaložení finančních prostředků za zakázku.
4. Předpokládanou hodnotu ZMR stanoví zadavatel podle § 13 a násl. zákona. Pro ZMR platí rovněž zákaz účelového rozdělení (odst. 3 §13)
5. Při stanovení předpokládaných hodnot ZMR je třeba přihlédnout zejména k zásadě účelného, hospodárného a efektivního vynakládání peněžních prostředků.
6. Je-li zakázka rozdělena na plnění po částech, je pro určení předpokládané hodnoty zakázky rozhodující součet předpokládaných hodnot všech částí předmětu zakázky, tj. platí povinnost sčítání předpokládaných hodnot obdobných, spolu souvisejících dodávek/služeb za účetní období. (odst. 8 §13).
7. Zadávání zakázek se realizuje prostřednictvím „elektronického tržiště“, které je provozováno na stránkách Městské části Praha 6 www.praha6.cz.
   Lhůta pro zveřejnění nabídky je stanovena:
   - u zakázek s předpokládanou hodnotou do 100 tis Kč 3 pracovní dny,
   - u zakázek s předpokládanou hodnotou do 200 tis Kč 5 dní,
   - u zakázek s předpokládanou hodnotou vyšší než 200 tis Kč 7 dní.
   Ve výjimečných případech, kdy je třeba zakázku s předpokládanou hodnotou nad 100 tis.Kč realizovat operativně, může zadávající odbor požádat u udělení výjimky tajemníka ÚMČ, v jehož kompetenci je zkrátit zadávací lhůtu v odůvodněných případech na 3 dny.
   Obdrží-li prostřednictvím el. tržiště zadávající více než 10 nabídek, zahrne do hodnocení vzestupně nabídky dle nabídkové ceny tak, že pro jejich hodnocení zůstane nabídek 10.
8. Při zadávání zakázek nesmí být zadavatelem stanoveny zejména takové požadavky (podmínky účasti zadavatele či kritéria hodnocení vč. jejich procentuální váhy), které by nedůvodně předem znevýhodňovaly některé dodavatele ať už při účasti v soutěži, či v následném výběru nejvhodnější nabídky.
9. Zadavatel může v zájmu zajištění transparentnosti výběru dodavatele požadovat od účastníků výběrového řízení informace o ovládajících osobách, o subdodavatelích a osobách, které by se na plnění smlouvy významně podílely, a to např. předložením účetní závěrky, vyžádáním informací od vlastníků firem apod. Uchazeč, který nedodá požadované informace a nevyvrátí tak případné pochybnosti o anonymní a neprůhledné majetkové struktuře může být vyloučen ze zadávacího řízení pro nesplnění požadované kvalifikace. Zadavatel je povinen tyto skutečnosti vždy přezkoumat.
10. Základním kritériem pro výběr nabídky je nejnižší nabídková cena (bez DPH). Zadavatel může podle charakteru zakázky rozhodnout, že hodnocení nabídek provede podle ekonomické výhodnosti analogicky podle § 78 zákona. Počet dílčích kritérií včetně kriteria nabídkové ceny může činit nejvíce tři. Všechna použitá dílčí kriteria musí být stanovena pouze tak, aby je bylo možné objektivně, tzn. kvantitativně hodnotit.
11. V případě, že hodnocení nabídek bude provedeno podle ekonomické výhodnosti nabídky, musí zadavatel určit procentuální váhu jednotlivých dílčích hodnotících kritérií. Jednotlivá kritéria jsou seřazena podle stupně významu, který jim zadavatel přisuzuje, tzn. sestupnou řadou od nejvyššího hodnocení k nejnižšímu.
12. Hodnocení nabídek vč. pořadí zpracuje zadavatel do tabulky tak, aby tabulka dávala jednoznačnou informaci o hodnocení každého uchazeče v jednotlivém kritériu.
    
    

1. Zakázky s předpokládanou hodnotou do 100 tis. Kč bez DPH, u nichž je nezbytné jejich realizaci zajistit neprodleně a operativně, může zadavatel zadat mimo elektronické tržiště ÚMČ. Počet oslovených dodavatelů stanoví podle uvážení konkrétních podmínek každého individuálního případu.
   Zadavatel odpovídá za to, že toto ustanovení nebude zneužíváno. Ke každé takto zadané zakázce vyhotoví zadavatel stručné písemné zdůvodnění jako součást dokumentace zakázky.
2. U zakázek s předpokládanou hodnotou 100 – 200 tis. Kč bez DPH postačuje zadavateli jedna nabídka, kterou získá prostřednictvím elektronického tržiště, pokud bude vyhovovat stanoveným požadavkům.
3. U zakázek s předpokládanou hodnotou přesahující 200 tis. Kč musí mít zadavatel k hodnocení nejméně tři nabídky realizované prostřednictvím elektronického tržiště.
4. Neobdrží-li zadavatel ve stanovené lhůtě pro podání nabídek od dodavatelů stanovený počet nabídek podle bodu II. 2, 3. tohoto příkazu, osloví zadavatel dodavatele ze seznamu dodavatelů malých zakázek.
   
   

1. Každý zadavatel je povinen vést v listinné a elektronické podobě přehlednou a prokazatelnou dokumentaci o všech zadaných zakázkách malého rozsahu. a postupovat při jejich zadávání na základě tohoto příkazu.
   Seznam dodavatelů ZMR vede samostatně každý zadavatel. Pro svoji vnitřní potřebu vedou zadavatelé seznam v prostředí Lotus Notes, ostatním uživatelům je přístupný s oprávněním k nahlížení.
2. Zadavatel odpovídá za to, že nebudou vyzýváni k podání nabídky stále stejní dodavatelé.
3. Každá ZMR musí být před zadáním projednána s vedoucím oddělení finančních plánů a rozpočtu ekonomického odboru, který ve funkci správce rozpočtu provede průkazným způsobem předběžnou kontrolu připravené operace podle zák.č. 320/2001 Sb.o finanční kontrole, ve znění p.p.. Zadání zakázky bez předběžné kontroly provedené správcem rozpočtu je nepřípustné a neplatné. Za škodu případně způsobenou třetím osobám nesprávným postupem odpovídá v plném rozsahu zadavatel.
4. Zadání ZMR obsahuje vždy přesné vymezení druhu a rozsahu předmětu plnění, platební podmínky, požadovaný termín plnění, jméno zaměstnance MČ odpovědného za převzetí plnění, případně další údaje podle konkrétních podmínek zakázky.
5. Zadavatel předkládá vždy do 10. dne následujícího měsíce podle věcné příslušnosti starostovi, jeho zástupcům, uvolněným členům RMČ nebo tajemníkovi ÚMČ seznam zadaných veřejných zakázek s plněním do 200 tis. Kč.
6. Zakázky s předpokládanou hodnotou nad 200 tis. Kč se zadávají formou objednávky nebo smlouvy s předchozím souhlasem – parafou starosty, jeho zástupců, uvolněných členů RMČ nebo tajemníka ÚMČ.
7. Při vyplňování jednotného formuláře objednávky postupuje zadavatel podle příkazu tajemníka k evidenci smluv a objednávek a nakládání s nimi. Za věcnou a odbornou správnost objednávky odpovídá zadavatel, který objednávku stvrzuje svou parafou.
8. K zakázkám investičního charakteru dává předchozí souhlas starosta MČ a uzavírají se písemné smlouvy, nerozhodne-li starosta MČ jinak.
9.  Za výběr nejvhodnější nabídky odpovídá zadavatel – tedy vedoucí příslušně zadávajícího odboru, který si k tomu účelu může ustanovit hodnotící komisí v počtu nejméně tří členů. Komisi ustavuje obligatorně, přesahuje-li předpokládaná hodnota předmětu zakázky částku 500 tis. Kč.
10. Všechny úkony zadávajícího procesu musí být písemně zdokumentovány tak, aby zadavatel nepochybně prokázal dodržení postupu podle tohoto příkazu.
11. Dokumentaci k zakázkám uchovává zadavatel po dobu 5-ti let od uzavření smlouvy nebo vystavení objednávky.
12. Kontroly zadávání zakázek provádí Kontrolní výbor ZMČ, RMČ nebo jí pověřené osoby, oddělení kontroly a interní auditor. Zadavatel je povinen ke kontrole předložit všechny požadované doklady.
13. Konzultace k zadávání zakázek malého rozsahu poskytuje na vyžádání právní odbor – veřejné zakázky. Ve věci používání elektronického tržiště poskytuje konzultace odbor informatiky.
14. Běžné provozní nákupy se zajišťují v obchodní síti prostřednictvím odboru správy obecního majetku nebo ze svěřené finanční hotovosti odboru při dodržení podmínky účelného a hospodárného využití finančních prostředků.
15. O výjimce z postupu stanoveného tímto příkazem rozhoduje tajemník základě písemně zdůvodněné žádosti zadavatele.
    
    
    

1. Nedodržování tohoto příkazu bude posuzováno jako porušování pracovních povinností vyplývajících z právních předpisů vztahujících se k vykonávané práci podle ZP a pracovního řádu.
2. Ruším příkaz č. 3/2009.
3. Tento příkaz nabývá účinnosti 4. 8. 2010
   

V Praze dne 4. 8. 2010

Ing. Václav Pátek
poveřený výkonem funkce tajemníka Úřadu městské části Praha 6